Politique de confidentialité

Le Club de natation Neptune inc. (ci-après le « Club » ou « Neptune Natation ») est un organisme sans but lucratif. Il a pour mission de promouvoir et de susciter l’intérêt des jeunes et des adultes pour l’activité physique par la pratique de la natation. Il propose des activités éducatives et compétitives qui permettent à chaque personne d’atteindre son plein potentiel de nageur et d’athlète, et il offre le meilleur encadrement possible afin que chaque nageur atteigne ses objectifs sportifs, scolaires et personnels, selon les principes du développement à long terme de l’athlète, du niveau débutant jusqu’au niveau international.

Pour réaliser sa mission, le Club travaille en étroite collaboration avec la Fédération de natation du Québec (ci-après la « FNQ ») et Natation Canada. Dans le cadre de ses activités, il doit recueillir, utiliser, conserver et communiquer des renseignements personnels. Afin de maintenir votre confiance, le Club s’engage à respecter la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») pour protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude de ces renseignements.

La Politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), ci-après la « Loi », ainsi que de toute autre loi applicable.

1. Objet et champ d’application

La Politique explique, en termes simples et clairs, quels renseignements personnels le Club recueille, pourquoi il les recueille, comment il les utilise, à qui il peut les communiquer, combien de temps il les conserve et quels sont vos droits.

Elle s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par le Club, quel que soit le moyen utilisé :

• lors de l’inscription et de l’affiliation des membres (nageurs, maîtres nageurs, entraîneurs, officiels);
• lors des entraînements, des camps, des compétitions et des événements;
• sur notre site Web, https://neptunenatation.com (ci-après le « Site »), et sur notre portail membre, https://club.neptunenatation.com;
• sur nos pages de réseaux sociaux;
• par courriel, par téléphone ou sur papier.

Elle s’applique aux membres, aux parents et tuteurs, aux employés, aux bénévoles, aux administrateurs, aux donateurs, aux partenaires et à toute personne qui communique avec le Club.

2. Définitions

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Renseignement personnel sensible : un renseignement qui, par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Par exemple : les renseignements de santé, le numéro d’assurance maladie, la présence d’un handicap, l’origine ethnique, l’identité de genre ou les antécédents judiciaires.

Les renseignements qui concernent l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise ou d’un organisme, comme le nom, le titre, la fonction, l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du lieu de travail, ne sont pas visés par les règles de collecte et d’utilisation de la Politique.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le conseil d’administration du Club a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veille au respect de la Loi et de la Politique, reçoit les demandes d’accès et de rectification, traite les plaintes et tient le registre des incidents de confidentialité.

Pour toute question, demande ou plainte, communiquez par écrit avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Gabriel Laliberté, administrateur
Club de natation Neptune inc.
Case postale 4, Saint-Jérôme (Québec) J7Z 5T7
Courriel : info@neptunenatation.com (objet : « Protection des renseignements personnels »)
Téléphone : 450 431-6616

Toute personne qui a besoin d’aide pour comprendre la portée d’un consentement ou de la Politique peut aussi communiquer avec cette personne.

4. Consentement

Le Club recueille vos renseignements personnels avec votre consentement, avant ou au moment de la collecte, sauf dans les cas où la Loi permet de le faire sans consentement. Votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé, et il est donné à des fins précises. Le Club le demande pour chacune de ces fins, en termes simples et clairs, et distinctement de toute autre information.

Renseignements sensibles : le Club obtient votre consentement exprès avant de recueillir ou d’utiliser un renseignement sensible, par exemple un renseignement de santé.

Personnes de moins de 14 ans : le Club ne recueille pas de renseignements personnels directement auprès d’une personne de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Pour un membre de moins de 14 ans, c’est le parent ou le tuteur qui consent à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements. Un membre de 14 ans et plus peut consentir lui-même.

Utilisation limitée : un renseignement personnel ne peut être utilisé qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins que vous n’y consentiez ou que la Loi ne le permette.

Retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Selon le cas, le retrait de votre consentement pourrait empêcher le Club de vous offrir certains services, par exemple l’affiliation à la FNQ, qui est obligatoire pour participer aux activités compétitives.

5. Renseignements recueillis et fins de leur utilisation

Le Club ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous. Il peut aussi les recevoir de ses partenaires, comme la FNQ ou Natation Canada, lorsque la Loi le permet.

5.1 Inscription et affiliation des membres

Renseignements : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, groupe d’entraînement et région. Pour un membre mineur : les coordonnées du parent ou du tuteur. Coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence (nom, prénom, numéro de téléphone et lien avec le membre).

Fins : gérer l’inscription et la facturation, former les groupes d’entraînement, communiquer avec les membres et les familles, et procéder à l’affiliation du membre auprès de la FNQ et de Natation Canada.

Une fois ces renseignements recueillis, le Club crée le compte du membre sur la plateforme SportLomo, gérée par Natation Canada. Pour compléter ce compte, le membre peut devoir y ajouter d’autres renseignements, notamment sa langue de communication et sa citoyenneté. De façon entièrement volontaire, il peut aussi y indiquer son identité de genre, son appartenance ethnique et, pour les nageurs seulement, la présence et la nature d’un handicap.

5.2 Santé et sécurité

Renseignements : renseignements de santé utiles à la sécurité du membre (allergies, conditions médicales, médicaments, restrictions) et, sur une base facultative, le numéro d’assurance maladie.

Fins : assurer la sécurité du membre pendant les activités et permettre une intervention rapide en cas d’urgence. Ces renseignements sont sensibles. Ils ne sont recueillis qu’avec un consentement exprès et ne sont accessibles qu’aux entraîneurs et aux personnes responsables qui en ont besoin.

5.3 Compétitions

Renseignements : nom, prénom, date de naissance ou âge, sexe, club, épreuves, temps, résultats et présences.

Fins : inscrire le membre aux compétitions, en assurer la logistique, et compiler et diffuser les résultats. Ces renseignements peuvent être ajoutés au compte du membre sur la plateforme SportLomo pendant toute la durée de son affiliation.

5.4 Photos, vidéos et publications

Renseignements : photos et vidéos prises lors des activités, accompagnées au besoin du nom du membre, de son groupe et de ses résultats.

Fins : faire connaître les activités du Club et souligner les réussites de ses membres sur le Site, sur nos réseaux sociaux (Facebook et Instagram) et dans nos communications. Le Club ne publie une photo ou une vidéo où un membre est identifiable qu’avec le consentement du membre ou, s’il a moins de 14 ans, de son parent ou tuteur. Voir la section 6.

5.5 Communications avec le Club

Renseignements : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, région, objet et contenu de votre message.

Fins : répondre à vos questions et à vos demandes, notamment celles envoyées par le formulaire « Nous joindre » ou le formulaire de partenariat du Site. Évitez d’inclure des renseignements de santé ou d’autres renseignements sensibles dans ces formulaires.

5.6 Événements, levées de fonds et dons

Renseignements : nom, prénom, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone et, pour un don, le montant du don.

Fins : organiser les événements, émettre les reçus et remercier les donateurs. Le Club ne reçoit jamais vos renseignements bancaires ou de carte de crédit : les dons en ligne sont traités par la plateforme de dons indiquée sur le Site, qui applique ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité. Lorsqu’un don est anonyme, seul son montant est communiqué au Club. Après un don, le Club peut utiliser vos coordonnées pour vous remercier et vous inviter à donner de nouveau; chaque communication de ce type vous permet de retirer votre consentement à cette fin.

5.7 Communications du Club et infolettre

Renseignements : nom, prénom et adresse courriel.

Fins : vous transmettre des nouvelles et de l’information sur les activités du Club, si vous y avez consenti. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.

5.8 Boutique

Renseignements : nom, prénom, adresse courriel, adresse postale et numéro de téléphone.

Fins : traiter et livrer les commandes de vêtements et d’équipement. Le Club n’a pas accès à vos renseignements bancaires ou de carte de crédit, qui sont traités par ses partenaires fournisseurs (notamment Team Aquatic Supplies et All Tides) selon leurs propres conditions et politiques.

5.9 Emplois, bénévolat et conseil d’administration

Renseignements : nom, prénom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, expérience, profil et tout autre renseignement pertinent au poste, à la fonction bénévole ou à la candidature. Lorsque la fonction l’exige, les renseignements obtenus lors de la vérification des antécédents judiciaires, conformément aux politiques du Club et aux exigences de sport sain et sécuritaire. Une fois l’embauche confirmée, ou l’élection ou la nomination d’un administrateur, d’autres renseignements peuvent être demandés, comme une pièce d’identité avec photo.

Fins : évaluer les candidatures, assurer la sécurité des membres, en particulier des mineurs, et gérer la relation d’emploi, de bénévolat ou de gouvernance.

5.10 Navigation sur le Site

Renseignements : données techniques comme l’adresse IP, le type d’appareil et de navigateur, les pages consultées et la date de la visite.

Fins : faire fonctionner le Site, en assurer la sécurité et, seulement si vous y consentez, mesurer son achalandage afin de l’améliorer. Voir la section 7.

6. Photos, vidéos et publications sur le Site et les réseaux sociaux

Le Club publie des nouvelles, des photos et des résultats sur sa page Facebook et sur son compte Instagram. Les publications de notre page Facebook sont aussi affichées automatiquement dans la section « Nouvelles » du Site.

• Le consentement à la publication de photos, de vidéos et du nom d’un membre est facultatif. Il est demandé séparément, au moyen du formulaire de consentement, et un refus n’a aucun effet sur l’inscription.
• Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps. Vous pouvez aussi demander le retrait d’une publication précise en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Le Club retirera la publication du Site et de ses pages de réseaux sociaux dans un délai raisonnable.
• Les résultats de compétitions sont des renseignements publiés par les organisateurs de compétitions et par SwimRankings (section 8). Le Club peut les reprendre dans ses publications.

7. Site Web, témoins et technologies semblables

Vous pouvez consulter le Site sans nous fournir de renseignements personnels. Le Site n’utilise aucune technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer votre profilage sans votre consentement. Par défaut, seuls les témoins essentiels sont actifs.

Un témoin (« cookie ») est un petit fichier enregistré sur votre appareil par votre navigateur. Le Site utilise aussi le stockage local de votre navigateur, qui fonctionne de façon semblable.

Vous pouvez modifier vos choix en tout temps au moyen du lien « Paramètres des témoins », au bas de chaque page du Site. Vous pouvez aussi supprimer ou bloquer les témoins dans les paramètres de votre navigateur.

Les polices de caractères du Site sont hébergées par le Site lui-même; aucune donnée n’est transmise à un tiers pour les afficher.

8. Communication de renseignements à des tiers

Seuls les employés, les entraîneurs et les bénévoles du Club dont les fonctions l’exigent ont accès à vos renseignements personnels. Le Club peut aussi communiquer certains renseignements aux personnes suivantes, uniquement aux fins décrites :

• Fédération de natation du Québec (FNQ) : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone des membres, pour leur affiliation et la création de leur compte sur la plateforme SportLomo.
• Natation Canada : les mêmes renseignements, pour la création et la gestion du compte du membre sur la plateforme SportLomo.
• Clubs hôtes de compétitions : nom, prénom, date de naissance ou âge et sexe des membres inscrits, pour l’inscription à la compétition et sa logistique.
• SwimRankings : nom, prénom, date de naissance ou âge et sexe des participants, pour la diffusion et la compilation des résultats, notamment par l’application SplashMe.
• Assureurs du Club : les renseignements nécessaires à la couverture d’assurance et au traitement d’une réclamation.
• Fournisseurs de services : entreprises qui agissent pour le compte du Club, notamment pour l’hébergement du Site et de sa base de données, l’envoi des courriels générés par les formulaires du Site, le portail membre, le traitement des dons et des paiements et, avec votre consentement, la mesure d’audience. Ils n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à leur mandat et il leur est interdit de les utiliser à d’autres fins. Le Club conclut avec eux une entente écrite qui prévoit des mesures de protection et de confidentialité.
• Autorités : toute personne ou tout organisme qui peut exiger la communication de renseignements en vertu de la loi, ainsi que toute personne à qui la loi permet ou oblige de les communiquer.

Le Club peut aussi utiliser ou communiquer vos renseignements lorsque la loi le permet pour se conformer à une procédure judiciaire, répondre à une demande d’une autorité publique, faire respecter ses ententes, ou protéger ses droits, sa sécurité ou ses biens, ou ceux d’autres personnes.

Le Club ne vend, ne loue et n’échange jamais ses listes de membres ou vos renseignements personnels.

9. Communication à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs de services du Club, notamment pour l’hébergement du Site et l’envoi de courriels, peuvent conserver ou traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces endroits.

Avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec, le Club procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Il ne communique le renseignement que si cette évaluation démontre qu’il bénéficiera d’une protection adéquate, et il encadre la communication par une entente écrite.

10. Conservation et destruction

Le Club conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la durée exigée par la loi, notamment pour des raisons comptables ou fiscales. Il applique un calendrier de conservation approuvé par son conseil d’administration. Par exemple :

• les messages reçus par les formulaires du Site sont supprimés au plus tard 24 mois après leur réception;
• les dossiers d’inscription et de facturation sont conservés pendant la durée de l’affiliation et le délai exigé par les lois fiscales;
• les renseignements de santé d’un membre sont détruits à la fin de la saison où ils ont été recueillis, à moins qu’ils ne soient nécessaires au suivi d’un incident.

Lorsque les fins sont accomplies, le Club détruit les renseignements de façon sécuritaire ou les anonymise selon les règles prévues par la Loi.

11. Mesures de sécurité

Le Club prend des mesures de sécurité raisonnables, compte tenu de la sensibilité des renseignements, pour les protéger contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation, la communication ou la modification non autorisés. Notamment :

• l’accès est limité aux personnes autorisées dont les fonctions l’exigent;
• les employés et les bénévoles qui ont accès à des renseignements personnels sont sensibilisés à leur protection et s’engagent à en préserver la confidentialité;
• les échanges avec le Site sont chiffrés (HTTPS) et l’espace d’administration est protégé par une authentification;
• les documents papier sont conservés dans un endroit sécuritaire et détruits de façon confidentielle.

12. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés d’un renseignement personnel, ou la perte d’un renseignement personnel. Lorsque le Club a des motifs de croire qu’un tel incident s’est produit, il prend rapidement les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que l’incident ne se reproduise.

Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, le Club avise avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées. Le Club tient un registre de tous les incidents de confidentialité.

13. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, vous avez le droit :

• d’être informé des renseignements personnels que le Club détient à votre sujet et d’y accéder;
• de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire transmettre à une personne ou à un organisme de votre choix;
• de retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements;
• de demander la cessation de la diffusion d’un renseignement vous concernant ou la désindexation d’un hyperlien, dans les conditions prévues par la Loi;
• de porter plainte au Club, puis à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Club ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Comment exercer vos droits : envoyez une demande écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (section 3). Le Club pourra vous demander de confirmer votre identité. Il répond dans les 30 jours suivant la réception de la demande. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements, et vous en serez informé à l’avance. Tout refus est motivé par écrit. Vous pouvez alors soumettre une demande d’examen de mésentente à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours suivant le refus.

14. Plaintes

Toute personne peut exprimer son insatisfaction quant à la façon dont le Club recueille, utilise, conserve ou communique des renseignements personnels. La plainte doit être faite par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels et indiquer :

• votre nom et votre prénom;
• votre numéro de téléphone;
• votre adresse postale ou votre adresse courriel;
• le ou les motifs de la plainte.

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Le Club en accuse réception dans les cinq jours ouvrables et y répond par écrit dans les 30 jours suivant sa réception. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).

15. Gouvernance

Le Club encadre la protection des renseignements personnels de la façon suivante :

• Conseil d’administration : adopte la Politique et le calendrier de conservation, et s’assure de leur application.
• Responsable de la protection des renseignements personnels : veille à l’application de la Politique, traite les demandes et les plaintes, tient le registre des incidents et conseille le Club sur les nouveaux projets.
• Employés, entraîneurs et bénévoles : n’accèdent qu’aux renseignements nécessaires à leurs fonctions, en préservent la confidentialité et signalent sans délai tout incident.
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : le Club en réalise une pour tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels, ainsi qu’avant toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec.
• Fournisseurs : le Club conclut une entente écrite avec chaque fournisseur à qui il confie des renseignements personnels.
• Révision : la Politique est révisée au besoin, et au moins tous les deux ans.

16. Liens vers d’autres sites

Le Site contient des liens vers des sites de tiers, comme le portail de Natation Canada, la FNQ, SwimRankings, nos réseaux sociaux ou la plateforme de dons. Ces sites ne sont pas visés par la Politique. Les renseignements que vous y fournissez sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité, que nous vous invitons à consulter.

17. Entrée en vigueur et modifications

La Politique entre en vigueur à la date de son adoption par le conseil d’administration du Club. Le Club peut la modifier en tout temps. Toute modification entre en vigueur dès sa publication sur le Site, et la date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la Politique. En cas de modification importante, le Club en informe ses membres par les moyens habituels.